Hinweis: Diese Datenschutzerklärung wird im Verlauf der Pilotphase überprüft und bei Bedarf angepasst.

Für die Nutzung der F13-Webanwendung und die hierüber angebotenen Dienste gelten die folgenden Datenschutzhinweise.

Verantwortliche Stelle	Datenschutzbeauftragter
Universität Mannheim Schloss 68161 Mannheim Deutschland E-Mail: bwKI-Transfer@uni-mannheim.de Ausführende Stelle: Universitäts-IT	Jan Morgenstern Rechtsanwalt und Fachanwalt für IT-Recht, Datenschutzbeauftragter Johannesstraße 30 67346 Speyer E-Mail: datenschutzbeauftragter@uni-mannheim.de

Im Folgenden erfahren Sie, welche personenbezogene Daten die Universität Mannheim zu welchen Zwecken verarbeitet, welche Rechtsgrundlage das erlaubt, wie lange die Universität Mannheim die Daten verarbeitet, an wen die Daten ggf. weitergegeben werden und welche Rechte Sie geltend machen können.

Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe

Die Universität Mannheim erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um F13 (nachfolgend „die Anwendung") bereitzustellen, den Betrieb sicherzustellen und die Anwendung weiterzuentwickeln.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung des Zugangs zur Anwendung über Hochschul-Login (Shibboleth) oder eine alternative Zugangsmethode,
• Verarbeitung Ihrer Eingaben und Suchanfragen in den Funktionen Chat, Wissensdatenbank, Zusammenfassung und Transkription,
• Erfassung und Auswertung freiwilligen Feedbacks zur Qualität der generierten Antworten,
• technische Fehleranalyse, Wartung und Gewährleistung des sicheren Betriebs sowie
• bedarfsgerechte Weiterentwicklung und Verbesserung der Funktionen und Benutzerfreundlichkeit der Anwendung.

Der Zugang zur Anwendung setzt voraus, dass Sie

• sich über den vorgesehenen Hochschul-Login authentifizieren oder eine alternative Zugangsmethode anmelden,
• die KI-Grundlagenschulung abgeschlossen haben,
• das zugehörige KI-Quiz erfolgreich bestanden haben und
• die Nutzungsbedingungen sowie die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben.

Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt oder die entsprechenden Bestätigungen nicht abgegeben, ist eine Nutzung der Anwendung nicht möglich.

Für die Bearbeitung einer konkreten Anfrage müssen Sie die für die jeweilige Funktion erforderlichen Eingaben, Suchanfragen, Texte, Dokumente oder Audiodateien bereitstellen. Ohne diese Inhalte kann die gewünschte Verarbeitung nicht durchgeführt werden.

Die Abgabe von Feedback ist freiwillig. Die Nichtabgabe hat keine Auswirkungen auf Ihren Zugang zur Anwendung oder Ihre Berechtigung zur Nutzung der verfügbaren Funktionen.

Arten der Daten

Abhängig von der Nutzung der Anwendung verarbeitet die Universität Mannheim insbesondere folgende Datenkategorien:

• Authentifizierungs- und Zugangsdaten, die im Rahmen des Hochschul-Logins oder einer alternativen Zugangsmethode verarbeitet werden, je nach Zugangsmethode z. B. Nutzerkennung, Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Hochschulzugehörigkeit oder hochschulbezogene Zugangsdaten,
• Nutzungsdaten der Anwendung, z. B. aufgerufene Seiten oder Funktionen und Zeitpunkte von Anfragen,
• Eingabe- und Inhaltsdaten, z. B. Prompts, Suchanfragen, Texte, Inhalte hochgeladener Dokumente und Audiodateien,
• Ergebnisdaten, z. B. generierte Antworten, überarbeitete Texte, Zusammenfassungen und Transkriptionen,
• Feedback- und Evaluationsdaten, einschließlich Bewertung, Modellname, Zeitpunkt der Feedbackabgabe, Dateiname eines Anhangs und freiwillig angegebener E-Mail-Adresse,
• technische Sitzungs-, Verbindungs- und Protokolldaten zur Anmeldung, Sitzungssteuerung, Fehleranalyse und IT-Sicherheit,
• Informationen aus öffentlich zugänglichen Hochschulwebseiten und Gesetzestexten, die in der Wissensdatenbank verarbeitet werden, sowie
• lokal im Browser gespeicherte Daten, insbesondere Chatverlauf, Promptsammlung, Einstellungen, Bestätigungsinformationen und Sitzungsvariablen.

Arten der verarbeiteten Eingabedaten und Nutzungsbeschränkungen

Bei der Nutzung der Funktionen Chat, Wissensdatenbank, Zusammenfassung und Transkription verarbeitet die Anwendung die von Ihnen bereitgestellten Eingaben und Inhalte. Hierzu können insbesondere Prompts, Suchanfragen, Texte sowie hochgeladene Dokumente und Audiodateien gehören. Abhängig vom jeweiligen Inhalt können diese Eingaben personenbezogene Daten enthalten.

Derzeit werden Modellanfragen ausschließlich mit lokal gehosteten KI-Sprachmodellen verarbeitet. Eingaben, Prompts, Dokumente und sonstige Inhalte werden derzeit nicht an Anbieter extern gehosteter KI-Sprachmodelle übermittelt. Sollten solche Modelle künftig freigeschaltet werden, wird diese Datenschutzerklärung vor Beginn der Verarbeitung aktualisiert.

Welche personenbezogenen Daten eingegeben werden dürfen, richtet sich nach der jeweiligen Nutzergruppe, der verwendeten Funktion und den jeweils geltenden Nutzungsbedingungen. Die verbindlichen Vorgaben zu zulässigen und unzulässigen Eingabedaten, Dokumentenschutzstufen und Funktionsberechtigungen ergeben sich aus den Nutzungsbedingungen der Anwendung.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist nicht vorgesehen und nach den Nutzungsbedingungen untersagt. Hierzu zählen insbesondere Gesundheitsdaten sowie Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder eine Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, ferner genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person und Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Universität Mannheim ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg LDSG BW.

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Bitte beachten Sie, dass auch im Falle eines Widerrufs die Verarbeitung von Daten zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG BW) i. V. m. § 13 LDSG BW gestützt werden kann.

Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO).

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Abs. 3 DS-GVO).

Quellen der Daten

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten stammen abhängig von der jeweiligen Datenart aus folgenden Quellen:

• Unmittelbar von Ihnen: insbesondere Eingaben, Prompts, Suchanfragen, Dokumente und Audiodateien, Feedback sowie eine gegebenenfalls freiwillig angegebene E-Mail-Adresse.
• Im Rahmen der Anmeldung: Bei der Anmeldung über den Hochschul-Login (Shibboleth) werden die für die Anmeldung erforderlichen Authentifizierungs- und Zugangsdaten übermittelt. Bei einer alternativen Zugangsmethode werden die von der Universität Mannheim bereitgestellten Zugangsdaten verwendet.
• Durch die Nutzung der Anwendung: Nutzungs-, Protokoll-, Sitzungs- und technische Verbindungsdaten entstehen automatisch bei der Nutzung der Anwendung.
• Aus öffentlich zugänglichen Quellen: Die Wissensdatenbank enthält Informationen aus öffentlich zugänglichen Hochschulwebseiten und Gesetzestexten. Hochschulwebseiten können insbesondere öffentlich zugängliche dienstliche oder hochschulbezogene Angaben zu Personen enthalten, etwa Namen, dienstliche Kontaktdaten, Funktionen, Zuständigkeiten oder Gremienmitgliedschaften.
• Aus von Nutzenden bereitgestellten Inhalten: Eingaben und hochgeladene Inhalte können personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, soweit deren Verarbeitung nach den Nutzungsbedingungen zulässig ist.
• Durch die eingesetzten KI-Sprachmodelle erzeugte Daten: Die erzeugten Antworten, Zusammenfassungen und Transkriptionen beruhen auf den jeweils übermittelten Eingaben und können personenbezogene Angaben enthalten.

Empfänger und interne Services

Personenbezogene Daten können innerhalb der Universität Mannheim von den Stellen und internen Diensten verarbeitet werden, die mit dem Betrieb, der Wartung, der IT-Sicherheit, der Betreuung und der Weiterentwicklung der Anwendung befasst sind. Der Zugriff ist auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Personen beschränkt.

Im Rahmen der Anmeldung werden abhängig von der verwendeten Zugangsmethode die hierfür erforderlichen Authentifizierungs- und Zugangsdaten verarbeitet. Bei der Anmeldung über den Hochschul-Login werden die erforderlichen Daten mit dem Identitätsanbieter Ihrer Hochschule ausgetauscht.

Modellanfragen werden derzeit nicht an Anbieter extern gehosteter KI-Sprachmodelle übermittelt. Im Zusammenhang mit der derzeitigen Modellverarbeitung findet daher keine Übermittlung von Modellanfragen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums statt.

Entwicklungspartner und externe Unterstützung

Die Universität Mannheim arbeitet mit externen Entwicklungspartnern und Dienstleistern an der Weiterentwicklung und Verbesserung der Anwendung zusammen. Nach der derzeitigen Ausgestaltung hat dieser Entwicklungspartner keinen Zugriff auf die von Nutzenden eingegebenen Daten oder auf deren Interaktionen mit der Anwendung, insbesondere nicht auf Chat-Prompts, Suchanfragen oder hochgeladene Dokumente. Er verarbeitet insoweit keine personenbezogenen Nutzungsdaten im Auftrag der Universität Mannheim.

Sollte sich der Zugriff oder die datenschutzrechtliche Rolle des Entwicklungspartners künftig ändern, werden diese Datenschutzhinweise vor Beginn der geänderten Verarbeitung entsprechend angepasst.

Browser-Speicherung und Cookies

Bestätigungsinformationen: Die Bestätigung, dass Sie die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen, an der KI-Grundlagenschulung teilgenommen und das zugehörige KI-Quiz erfolgreich bestanden haben, wird lokal in Ihrem Browser gespeichert. Dadurch wird vermieden, dass diese Bestätigungen bei jedem weiteren Zugriff erneut abgefragt werden.

Diese Informationen werden ausschließlich lokal auf Ihrem Endgerät gespeichert und nicht allein aufgrund ihrer Speicherung an die Server der Universität Mannheim übermittelt.

Wenn Sie den Browser-Cache, Cookies oder den lokalen Speicher löschen, werden auch die lokal gespeicherten Bestätigungsinformationen entfernt. In diesem Fall müssen Sie die entsprechenden Bestätigungen bei Ihrem nächsten Zugriff gegebenenfalls erneut abgeben.

Chatverlauf und Sitzungsdaten: Ihr Chatverlauf – bestehend aus Ihren Eingaben und den generierten Antworten – sowie Ihre Promptsammlung werden lokal in Ihrem Browser gespeichert. Dies bedeutet:

• Der Chatverlauf und die Promptsammlung bleiben erhalten, wenn Sie den Browser schließen oder die Seite neu laden.
• Die gespeicherten Daten sind nur auf dem Gerät und in dem Browser abrufbar, mit denen Sie die Anwendung nutzen. Ein automatischer geräte- oder browserübergreifender Zugriff findet nicht statt.
• Sie können Ihren Chatverlauf und Ihre Promptsammlung jederzeit manuell als Datei exportieren und auf Ihrem Endgerät oder einem anderen Speichermedium speichern.
• Sie können Ihren Chatverlauf und Ihre Promptsammlung jederzeit manuell löschen.

Beim Löschen der lokalen Browserdaten werden auch der Chatverlauf und die Promptsammlung unwiderruflich gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Sitzungsverwaltung: Technische Sitzungsdaten, beispielsweise Umleitungs-URLs nach dem Login, werden nur vorübergehend in Ihrer Browsersitzung gespeichert und automatisch gelöscht, sobald die Sitzung endet.

Auswirkungen der Löschung lokaler Browserdaten: Wenn Sie die für die Anwendung gespeicherten Website-Daten, insbesondere Cookies und Daten im lokalen Browserspeicher, löschen, werden auch die dort gespeicherten Daten entfernt. Dies betrifft insbesondere:

• den Chatverlauf,
• die Promptsammlung,
• lokal gespeicherte Bestätigungen,
• Einstellungen sowie
• lokal gespeicherte Sitzungsvariablen.

Die gelöschten Daten können nicht wiederhergestellt werden. Je nach Art der gelöschten Daten kann es erforderlich sein, dass Sie sich erneut anmelden, die Zugangsvoraussetzungen erneut bestätigen oder Ihre Einstellungen neu vornehmen.

Die lokal gespeicherten Daten werden nicht allein aufgrund ihrer Speicherung an die Universität Mannheim übermittelt. Wenn Sie Eingaben, Suchanfragen oder Feedback absenden oder eine Funktion der Anwendung nutzen, werden die für die jeweilige Verarbeitung erforderlichen Daten an die hierfür eingesetzten Systeme übertragen.

Feedbackfunktion

Die Feedbackfunktion ist freiwillig. Wenn Sie Feedback geben, werden folgende Daten gespeichert:

• Ihr eingegebener Prompt (Eingabetext),
• die generierte Antwort (Ausgabetext),
• der Dateiname eines gegebenenfalls beigefügten Anhangs,
• der Name des verwendeten KI-Sprachmodells,
• Datum und Uhrzeit der Feedbackabgabe,
• Ihre Bewertung der Antwort (positiv, neutral oder negativ) sowie
• Ihre E-Mail-Adresse, sofern Sie diese freiwillig angeben.

Die Feedbackdaten werden grundsätzlich ohne Ihre Nutzerkennung gespeichert und nicht automatisch mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft. Prompt, Antwort und Dateiname können jedoch personenbezogene Daten enthalten. Wenn Sie freiwillig Ihre E-Mail-Adresse angeben, ist das Feedback ggfls. Ihrer Person unmittelbar zuordenbar. Die E-Mail-Adresse wird ausschließlich verwendet, um Sie bei Rückfragen zu Ihrem Feedback zu kontaktieren.

Die Feedbackdaten werden zur Bewertung und Verbesserung der Funktionen sowie der Antwortqualität der Anwendung verarbeitet.

Eine selbstständige Löschung einzelner Feedbackeinträge über die Anwendung ist nicht möglich. Sie können sich mit einem Löschersuchen an das Team der Universität Mannheim wenden. Eine Zuordnung und Löschung eines bestimmten Feedbackeintrags ist nur möglich, soweit dieser anhand der von Ihnen bereitgestellten Angaben ermittelt werden kann.

Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden abhängig von der jeweiligen Datenart gelöscht bzw. anonymisiert:

Nr.	Datenart	Frist
1	Authentifizierungs- und Zugangsdaten	Verarbeitung während der Anmeldung und der aktiven Sitzung. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, soweit die Daten Bestandteil technischer Protokolle sind. Hierfür gilt die Frist für Logfile-Daten.
2	Feedback- und Evaluationsdaten einschließlich freiwillig angegebener E-Mail-Adresse	12 Monate nach der Erfassung. Anschließend Löschung oder wirksame Anonymisierung.
3	Nutzungsdaten (z.B. verwendete Funktionen)	12 Monate. Anschließend Löschung oder Aggregation zu nicht personenbezogenen Monatssummen.
4	Logfile-Daten (z.B. technische Zugriffe)	30 Tage. Anschließend automatische Löschung oder Überschreibung.
5	Modellanfragen an lokal gehostete KI-Sprachmodelle	Keine dauerhafte Speicherung als Modellverlauf. Die Inhalte werden für die Dauer der Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verarbeitet. Dies gilt nicht, soweit Prompt und Antwort im Rahmen einer freiwilligen Feedbackabgabe als Feedback- und Evaluationsdaten gespeichert werden. Soweit technische Protokolldaten entstehen, gilt die Frist für Logfile-Daten.
6	Technische Sitzungsdaten	Bis zum Ende beziehungsweise Ablauf der jeweiligen Browsersitzung.
7	Lokal gespeicherte Bestätigungsinformationen	Bis zur manuellen Löschung oder bis zur Löschung der lokalen Browser- beziehungsweise Website-Daten.
8	Lokal gespeicherter Chatverlauf und lokal gespeicherte Promptsammlung	Bis zur manuellen Löschung durch die Nutzenden oder bis zur Löschung der lokalen Browserdaten.
9	Exportierte Dateien mit Chatverläufen oder Promptsammlungen	Bis zur manuellen Löschung durch die Nutzenden auf dem jeweiligen Endgerät oder Speichermedium.
10	Personenbezogene Inhalte der Wissensdatenbank	Bis zur Aktualisierung oder Entfernung des jeweiligen Quellinhalts. Anschließend werden die Inhalte im Rahmen der Aktualisierung der Wissensdatenbank ersetzt oder gelöscht.
11	Monatliche Aggregate	Unbefristet, sofern die Daten so aggregiert oder anonymisiert wurden, dass kein Personenbezug mehr besteht.

Die in den Nummern 7 bis 9 genannten Daten werden auf dem Endgerät beziehungsweise dem Speichermedium der Nutzenden gespeichert. Die Universität Mannheim hat keinen Einfluss darauf, wie lange diese Daten dort aufbewahrt werden.

Modellanfragen an extern gehostete KI-Sprachmodelle fallen derzeit nicht an, da solche Modelle nicht freigeschaltet sind. Vor einer späteren Freischaltung werden insbesondere Anbieter, Empfänger, Speicherfristen, mögliche Drittlandübermittlungen und die Nutzung zu Trainingszwecken in diesen Datenschutzhinweisen ergänzt.

Ihre Rechte als Betroffener der Datenverarbeitung

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie die Einwilligung gegeben haben, das Recht, Ihre Einwilligung(en) jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung(en) bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird/werden. Bitte beachten Sie, dass auch im Falle eines Widerrufs die Datenverarbeitung gegebenenfalls auf eine andere Rechtsgrundlage gestützt werden kann. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an: bwKI-Transfer@uni-mannheim.de
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: bwKI-Transfer@uni-mannheim.de

Version 1.4, Stand: 19.06.2026